怎样制定决策

2014-11-10 决策

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  决策是指管理者识别并解决问题以及利用机会的过程。管理者决策的质量会影响下属的工作,甚至会影响组织的生死存亡。“决策理论大师”西蒙就指出:“决策是管理的心脏,管理是由一系列决策组成的,管理就是决策。”因此,在某种程度上,决策就是管理学者工作的本质。
  这个问题简单,我们很久以前就搞清楚了。首先提出问题,然后分析问题,再设计多项解决方案,最后确定最佳方案。
  但是,所有的决策都是这样制定出来的吗?我们建议,这种推理的,或者称为“首先分析”(thinkingfirst)的决策方式应该辅之以另外两种非常不同的方法:“首先构想”(seeingfirst)的模式和“首先实践”(doingfirst)模式。管理人员综合使用这三种方式,可以提高决策的质量。健康的组织,和健康的人一样,这三种决策方式都是缺一不可的。
  推理的决策制定有一个步骤清晰的流程:定义—分析—设计—决定。但是事实证明,这种决策方式的实际运用并不普遍。它也可能是一种“有组织的无序”。
  持这种观点的斯坦福大学教授詹姆士·马奇和他的同事把决策制定描述为“一种集合,在里面一些备用的选择在寻找待解的难题,一些争议和感觉在寻找可以释放自己的决策情境,一些解决方案在寻找它们可能解决的问题,一些决策者在寻找自己的用武之地”。
  科学决策的目的是“最优化”,例如整体效益最大化、决策成本(资金、时间、人力)最小化、组织的问题清晰化、决策方案的实施结果确定化等,这些条件与目标在现实中是很难实现的。有效决策的目的则是“满意化”,例如组织成员损失最小化、利益相关者满意化、决策成本合理化、决策方案实施的便利化等,这些条件与目标在现实中更容易实现。
  大部分管理者都无法长时间地从事某一件事情的思考,甚至连深入了解事情的具体细节都不可能,管理者的思维总会被各种各样的零碎事务打断。也许这一分钟摆在管理者面前的是车间的安全问题,下一分钟摆在管理者面前的可能就是下属的家庭矛盾。
  一个好的决策一般可通过7个步骤而得到:对问题的精确界定;详细界定此项决策必须满足的要求;找出所有备选方案;分析每种备选方案的风险与后果及其边界条件;做出决策;执行决策;建立反馈:跟进与后续行动。
  1、对问题的界定
  每一个决策过程的第一步应该是对于真实问题进行全面且完整的界定。我们不应该仅仅满足于某种表面现象或见解,而应该对这些表象和见解背后的事实和根源进行追查研究。
  对于一个孤立的问题或特殊问题,它的解决方式应该是结合这个问题进行具体分析。我们也可以因地制宜,即兴解决。如果这个问题真的是一个孤立问题的话,那么它不会再次出现。
  2、界定相关要求
  对于具体要求的界定不应着眼于必须满足的最高要求,相反,应该是最低要求。我们必须把某项决策必须满足的最低要求清楚地界定出来。
  区分正确和错误妥协的能力是区分管理者称职与否的最主要的一个方面。解决这个问题的关键在于对“最低要求的理想状态”进行准确无误的界定。
  3、寻找备选方案
  决策过程中第三步是对备选方案的搜寻。这里可能会犯两个错误。首先,我们可能会满足于找到的第一个备选方案。然而有经验的管理者知道:总会有更多的备选方案,因此他们强迫自己和下属不要立刻停止寻找。
  4、考虑每种备选方案的风险与后果
  第四部通常是决策中劳动量最大的部分,需要对每个备选方案所包含的结果和风险进行系统、全面、仔细的行业分析。在寻找和分析备选方案的过程中,我们必须在某个时点上停止。在实践中,  我们不大可能纯粹为了做出一项理性的决策,而去了解所有的信息,这是毫无疑问的。
  在环境变化后仍然维护前面制定的决策,可以看作是管理不称职的一种表现。优秀的管理者对边界条件的变化非常敏感,并且反应迅速。虽然这是一个问题,但是,通过遵守第六条管理原则,我们可以将之视为一个做出新决策的机会。
  5、决策
  如果我们认证地采取了以上步骤的话,我们就必须并且能够做出决策了,因为我们为了这个决策已经做了一切力所能及的努力。
  6、执行决策
  执行决策应当包括如下这些内容:第一,确定并记录在执行决策过程中需要的重要措施;第二,要让每一项措施都有一个负责人;第三,确定最终截止期限。做什么,谁做,什么时候做。行动计划必须保留,一方面是作为决策依据,另一方面是放进办公室内“待完成”的文件夹。
  7、建立反馈制度:跟进和后续行动
  影响决策的因素会有许多,凡是要合时宜。强势文化精髓就在适用,没有哪一种真理就真的站得住脚,实用哲学也往往不适用。成功的决策在于将短中期目标一一个实现以后的更大成功,而成功又不能长久,永恒的成功是不存在的。
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